Préparez, Animez, Rédigez et Suivez comptes-rendus et plans d'actions décidés en réunions

''Meetings* vient jouer un rôle novateur et prépondérant en ''modernisant'' de manière très efficace la façon de gérer le quotidien''

Bonjour Christian, peux tu nous parler du projet que tu animes à l’IGS ?
Suite à plusieurs tentatives de redémarrage de la Junior Conseil IGS, le directeur de l’une des écoles du groupe, à savoir l’ICD (dirigée par Erwan Poiraud), a pensé qu’il serait intéressant de développer ce projet en partenariat avec une société de conseil. En début d’année 2012, la Junior Conseil avait en effet besoin d’une « locomotive » lui donnant l’impulsion nécessaire à un redémarrage professionnel. Sachant que le groupe a une forte vocation à l’International, c’est tout naturellement vers International Boost que le choix s’est porté.

Pourquoi as-tu eu besoin de Meetings* ?
La Junior conseil est composée d’étudiants provenant de sept écoles différentes du campus IGS. Chaque école propose elle-même un cursus sur 5 ans. Les cours étant répartis de manière totalement différente d’une école à l’autre et pour chaque année universitaire, il nous fallait un outil permettant de diffuser un compte rendu à ceux qui ne pouvaient pas se libérer pour l’une de nos réunions hebdomadaires. Il fallait que cet outil permette à chacun de garder le fil de ce qui se passait de semaine en semaine et ainsi prendre place à la réunion suivante sans avoir raté des informations importantes. De la même manière, les actions mises en place étant distribuées entre des étudiants de différentes écoles, nous avons besoin d’un outil permettant de suivre ces dernières en temps réel. Meetings* a parfaitement joué ce rôle et nous a permis de collaborer efficacement dès le démarrage de la Junior Conseil.

Depuis quand utilises- tu Meetings* ? Comment s’est passé le démarrage ?
Nous l’utilisons depuis le mois de Février 2012. Nous avons reçu une formation très complète d’une demi journée et avons commencé à entrer des données dans Meetings* dès le premier jour. Même si l’outil peut paraitre un peu complexe au premier abord, l’ensemble des étudiants se l’est approprié très rapidement.

Quel est le principal gain apporté par Meetings* ?
La possibilité pour les membres de la Junior de ne jamais perdre d’information et d’être renseignés de toutes les initiatives et propositions qui ont été faites de semaine en semaine. Le fait de pouvoir accéder aux archives est en soi-même un grand plus, car il permet à ceux qui s’inscrivent au programme en cours d’année de prendre connaissance de tout ce qui a été fait ou rédigé jusque là grâce aux documents qui sont attachés aux compte rendus.
La gestion des actions sur un logiciel fonctionnant sur le Cloud permet à tous les membres de la communauté de ne jamais oublier une tâche et de travailler de manière parfaitement collaborative en temps réel.

En quoi le compte rendu valorise-t-il le travail en réunion? Est-il plus pratiqué aux États Unis qu’en France ?
Le compte rendu est un élément essentiel d’une réunion. A quoi sert une réunion si on ne peut pas en retirer d’enseignement ou d’information qui facilitera le travail de chacun ? Ce serait une pure perte de temps ! Certes, utiliser Meetings* demande un effort d’organisation très particulier car il faut que l’un des membres du groupe s’emploie à rédiger ce document en prenant des notes en temps réel. Mais quel gain de temps pour la suite des opérations ! Plus rien ne passe entre les mailles du filets et l’ensemble de l’information soumise pendant la réunion reste utilisable par l’ensemble de l’équipe pour les semaines et les mois à venir.

Le pragmatisme est ancré dans la culture du business aux États Unis. Je pense que Meetings* aura un succès incroyable dans ce pays où chaque manager a déjà pris l’habitude d’exiger systématiquement des comptes rendus de réunion. Cette pratique est encore gérée de manière archaïque avec des documents Word ou via e-mail.
Meetings* vient jouer un rôle novateur et prépondérant en « modernisant » de manière très efficace la façon de gérer le quotidien.

Merci, Christian, pragmatique et zen, ça sonne bien !