Préparez, Animez, Rédigez et Suivez comptes-rendus et plans d'actions décidés en réunions

En réunion chez Google…

Réunion de Comité de Direction chez Google :-) (Time.com)

Un signe qui ne trompe pas : une des premières actions de Larry Page de retour aux commandes de Google fut de réorganiser les réunions. C‘est ce que décrit Kristen Gil dans la dernière newsletter Google Think Quaterly.
Une réorganisation autour de quelques principes clés :

  • pas de décideur ou de décision à prendre, pas de réunion
  • 10 participants au grand maximum
  • tout le monde doit intervenir, ou ne pas venir…
  • aucune décision ne doit attendre la tenue d’une réunion : si une réunion est nécessaire, elle est prioritaire

Ce ne sont finalement que des principes de bon sens, mais au final, couplés à une simplification des processus de décisions, les résultats sont là : les équipes Google+ ont pu lancer plus de 100 nouvelles fonctionnalités dans les 90 jours suivant le lancement produit, toujours selon Kristen Gil !

La leçon de cette histoire : même Google et ses 30 000 personnes a besoin de dynamiser ses réunions !

Avec du bon sens PLUS l’outil Meetings*, en trois mois, vous aurez relégué la réunionite au placard. Vous aurez des premiers résultats concrets à faire pâlir d’envie Larry Page qui ne connaît pas encore Meetings* ;-) : majorité d’actions terminées dans les délais, moins de temps passé en réunion, moins de temps perdu à chercher les comptes rendus, commentaires, instructions et résultats…
Et vos Meetings* deviendront Zen !


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Zombiques et Réunions

Un Zombique en réunion !

Je suis toujours fan de la « lettre dico du futur » d’Anne-Marie Paucot.
Chaque vendredi, elle invente de nouveaux mots, j’adore.
La semaine dernière elle a inventé la  « zombiquité qui désigne la présence physique et l’absence mentale d’individus en lien avec des personnes distantes ».

Elle nous explique : « Dans certains milieux, le smartphone est devenu un outil de transformation d’un individu en édulcorant de lui-même. L’individu physiquement présent adopte une écoute flottante et cherche juste à agripper les bons mots qui vont intéresser les individus de son réseau social. Il envoie des tweets, des SMS, rit des réponses et place dans la discussion une remarque décalée émanent de personnes distantes.
Si la zombiquité est un phénomène émergent, elle semble avoir de beaux jours devant elle. Les individus qui la pratiquent font de nombreux émules en considérant qu’ils œuvrent de manière généreuse pour leur communauté et non qu’ils sont des rustres impolis »

Y aurait-il plein de Zombiques en réunion ? Cela pourrait expliquer beaucoup de comportements… De ceux qui font autre chose pendant les réunions, qui oublient systématiquement leurs actions entre deux réunions, qui arrivent en retard parce qu’ils se trompent de salle, le regard rivé sur leur smartphone… D’ailleurs, cela me rappelle un précédent voyage initiatique au SXSW d’Austin – USA.

Heureusement qu’il y a Meetings* pour nous aider à libérer notre temps et nous éviter de nous transformer en Zombiques et  en  PONs ;-)

Alors, oui, Meetings* pour rester Zen !


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Ethique et Réunion2.0

Le penseur de Rodin - 1903

René Villemure est éthicien et québécois.
Il est précurseur et spécialiste reconnu sur la scène de l’éthique organisationnelle et économique.
Lors d’un récent passage à la radio, une de ses formules très imagée m’a interpellé : « Les lois sont le plancher de ce que l’on peut faire, l’éthique c’est le plafond ».
Cela m’a donné envie d’aller découvrir son site web que je vous conseille.
Extrait :
« Quoi faire pour Bien Faire ?
…Au-delà des « codes d’éthique », des « comités d’éthique » ou des « manques d’éthique » dont nous entendons parler régulièrement dans les médias, qu’en est-il réellement de l’éthique?
La connaissance des règles prescrites est essentielle dans un secteur particulier. Cependant, en cas d’incertitude, elle peut parfois être insuffisante et ne pas permettre de décider avec justesse.

  • Quoi faire pour Bien Faire lorsqu’il n’y a pas de lois, de règles ou de directives?
  • Quoi faire pour Bien Faire lorsque ces lois, règles ou directives sont muettes sur le cas qui vous concerne?
  • Quoi faire pour Bien Faire lorsque plusieurs lois, règles ou directives sont en contradiction?… »

En quoi nos réunions ont-elles à voir avec l’éthique ?

  • Parce que la réunion est un lieu stratégique de décision, de réflexion et d’échange voir la vidéo
  • Parce que le comportement des managers en réunion a valeur d’exemple et se diffuse au sein de l’organisation
  • Parce que la réunion est idéale pour impulser cette conduire du changement chaque jour annoncée et INCONTOURNABLE.

J’aime bien l’idée que Meetings* & la Réunion2.0 aident les organisations à s’inscrire dans ce mouvement de développement responsable.
Dans Meetings*, on progresse collectivement. On y retrouve le pourquoi des décisions, la transparence des échanges, le goût du travail bien fait, la confiance des équipes dans la collaboration,…

Voilà des points qui me paraissent nourrir une vision éthique conforme à l’entreprise rêvée par la plupart d’entre nous.

Vive la Réunion Éthique & Zen  !


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Très bonne année 2012 !

Merci de votre fidélité et de vos réactions à nos billets du lundi.
Depuis mai 2010… 85 billets publiés. Vous êtes désormais plus d’un millier à nous suivre chaque semaine.

Nous continuerons tout au long de cette année à vous faire partager une provision de nouveaux sujets « ciblés Réunion » :

Sans oublier les posts qui feront sourire certains et en énerveront d’autres !

Pour bien commencer l’année, écoutez notre Expert et 2012 sera plus Zen ;-)

Parole Expert pour 2012 : "Quand on voit ce qu'on voit, que l'on entend ce qu'on entend et que l'on sait ce que son sait, on a bien raison de penser ce qu'on pense". Réjouissez-vous. Très bonne année 2012 ! L'Equipe Meetings*


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Les 3 tempêtes du web… hum, hum

Illustration de Philippe Lagautrière pour l'ouvrage IMMAGINOVE "Un dialogue entre créateurs" (Scientipole Initiative 2006)

L’article de La Tribune du 07/12/2011 de Sandrine Cassini et Delphine Cuny résume la tendance  du web11 qui s’est tenu à paris du 7 au 9 décembre 2011: « Le Web se prépare à vivre une troisième révolution ».

Et selon George Colony, PDG de Forrester Research, il faudrait nous préparer aux trois tempêtes à venir :

  • Tempête 1 : « Les réseaux sociaux sont saturés et les applications montent en puissance. Google et Facebook ont du souci à se faire. »
  • Tempête 2 : « Le Web actuel est condamné… Dans cette perspective, Google la porte d’entrée de la Toile, a du souci à se faire. »
    « Le Web est une technologie en train de mourir … L’institut prévoit qu’en 2014, 95 % de la population mondiale aura un ou plusieurs abonnements mobiles. »
  • Tempête 3 : « Le troisième raz-de-marée touchera les entreprises »
    « L’entreprise doit devenir plus sociale. Elles sont très immatures sur le sujet. »

Ces titres anxiogènes à souhait donnent l’impression que nous sommes tous amenés à subir un monde qui accélère sans cesse et dont seuls quelques Augures peuvent prédire l’avenir.

Et bien non, tout n’est pas tempête et ne va pas si vite : la diffusion de la plupart des innovations se compte souvent en lustres, on n’en parle moins c’est tout.

Exemple : 30 ans pour le e-book
1974 : Nicolas K.Sheridon de Xerox, invente le premier papier électronique, un écran constitué de microsphères chargées électriquement.
1999 : Les premières tablettes de lecture sont commercialisées aux USA avec des écrans LCD pas très adaptés à la lecture
2006 : Sony commerciale le premier E-book recourant à l’encre électronique

Et Meetings* ?
En 2007, l’idée de Meetings* et de la Réunion 2.0 est née de la rencontre avec un client.
Et c’est cinq ans plus tard en 2011, dans sa version3, que la diffusion de Meetings* explose.
Nous entrons alors dans le «time to market » idéal si cher à tous les innovateurs !

Et nous, on est bien content de cet alizé puissant qui souffle dans l’entreprise, créé par le bon sens et le changement désiré, sur lesquels nous avions misé.

Pour conclure, la tempête cela évoque plutôt pour moi ce vers de Baudelaire :« Homme libre, toujours tu chériras la mer! »
Et après la tempête, pour nous autres, les hommes libres, vient le beau temps ;-)

Alors, profitez toutes et tous de ces fêtes de fin d’année et …
Réveillonnez Zen !


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Réunion et Caverne de Platon

La caverne de Platon - Un dessin de Jean Proulx

Vous rappelez-vous l’allégorie de la Caverne de Platon ?
Au fond d’une caverne, sont enchainés des hommes qui n’ont jamais vu directement la lumière du jour.
Ils ne connaissent que les ombres projetées sur les murs de leur caverne par un feu allumé derrière eux. Des sons, ils ne perçoivent que l’écho.

Cette allégorie retrace le chemin que doit parcourir l’homme pour parvenir à la connaissance : du premier niveau, au fond de la caverne, il perçoit l’ombre des objets. En second, la vision des objets fabriqués. En troisième, la compréhension de la nature, enfin en quatrième, le soleil lui permet de voir et comprendre.

Comment passer de « l’opinion fournie par les sens et les préjugés à la connaissance de la réalité intelligible, des Idées » ? (Socrates)

Et si on appliquait l’allégorie de la Caverne à nos Réunions …
- Comment améliorer nos réunions ?
- Comment en capter l’énergie ?
- Comment transformer les idées en actions concrètes ?
- Comment suivre et accompagner le déroulement des actions ?

Mais on ne progresse pas dans la Caverne sans esprit d’équipe. Alors comment pratiquer la réunion en sport collectif alors qu’elle est généralement pratiquée en sport individuel ?
Existe-t-il un parcours de la connaissance des managers pour sortir de l’âge de pierre des réunions 1.0 ?

Essayez le parcours Meetings* et Réunion 2.0 et valorisez le management de la transparence.

Zen la caverne !


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L’art de la réunion Franco-Allemande à l’heure de la crise Européenne

Sarkozy-Merkel : je t'aime moi non plus | REUTERS / Montage Le Post

Le 2 décembre sur BFM, Nicolas Mottis professeur à l’Essec était invité pour parler de Management, et en particulier de la « fameuse comparaison franco-allemande qui nous obsède tant », dixit Stéphane Soumier, qui lance ainsi  le sujet : « vous avez la conviction, au-delà de l’ensemble des exemples qu’on s’envoie les uns aux autres  (Philippe est plus productif que Hans, oui mais Hans travaille deux heures de plus,…) qu’il faut regarder ce qui se passe dans les rapports humains pour comprendre ».

Je vous conseille vivement d’écouter le podcast de cet échange… En voici un bref résumé pour ceux qui sont trop pressés.

Différence essentielle :

  • Les Allemands mettent l’accent sur l’amont du projet : la phase de préparation des projets est donc très forte bien avant que la décision soit prise.
  • Pour les Français c’est souvent extrêmement pénible et c’est une source d’incompréhension. On a le sentiment de ne pas avancer quand on est dans une phase de lancement de projets [avec des Allemands] et de s’engluer dans des détails.

Nicolas Mottis enchaine alors sur l’exemple de la fameuse réunion : « En Allemagne, il est inenvisageable de tenir une réunion sans ordre du jour, qui ne commence pas à l’heure, au cours de laquelle on n’écoute pas les différents participants. Selon l’expression allemande, le diable est dans les détails et en particulier dans la façon d’organiser la relation entre les individus et de préparer l’action… on cherche une compréhension commune beaucoup plus fine des enjeux ».

Stéphane Soumier : « Cela raisonne furieusement dans ce que l’on est en train de négocier au niveau politique … on a l’impression que les Allemands retardent toutes les décisions alors qu’il veulent tout comprendre avant d’agir ».

J’aime bien cette approche assez drôle des différences de modèle selon Nicolas Mottis :
«En France on a tendance à prendre rapidement de mauvaises décisions… mais on a une vraie capacité à réajuster nos mauvaises décisions… et corriger la trajectoire.
En Allemagne, une fois qu’on a décidé quelque chose, en général cela va plutôt bien… mais quand il faut changer la trajectoire, c’est extrêmement difficile.
… En conclusion, le modèle allemand, c’est plus qu’une conduite d’entreprise, c’est une façon de travailler ensemble ».

Et Stéphane Soumier de conclure : « On a vraiment l’impression que vous nous racontez là ce qui se passe entre Nicolas Sarkozy et Angela Merkel ».

Et Meetings* ? C’est tout simplement l’outil moderne du meilleur des deux mondes : celui qui permet de mieux préparer à l’allemande et de réajuster à la française ! L’outil du « mieux travailler ensemble ».

Zen les réunions franco-allemandes !


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Meetings* au Lab Postal 2011

Meetings*, une des 15 innovations 2011 retenue par La Poste

Le 22 novembre 2011, s’est tenu à Paris le Lab Postal, la journée de l’innovation du groupe La Poste organisée par la Direction de l’Innovation et du Développement des E-Services (DIDES).
Objectif : présenter les prototypes et innovations qui marchent aux managers de La Poste.
J’aime bien cette approche orientée business qui s’inspire de cette équation  :
Innovation = invention + marché + business model.

La démarche de la Dides en organisant cette journée est donc très pragmatique :

  • repérer les innovations applicables au domaine postal
  • faire comprendre aux managers les changements d’usages et les technologies qui vont impacter le quotidien à horizon 3 ans
  • favoriser leur diffusion au sein du Groupe en mettant en relation ses managers et ceux des entreprises innovantes

Cette journée s’est déroulée dans un cadre original où tous les « lieux du quotidien » ont été reconstitués : la rue, le point de vente, le hall d’immeuble, le foyer, le bureau.
Réparties dans ces différents lieux, les 15 entreprises innovantes sélectionnées ont présenté leurs réalisations dans 4 domaines d’applications :

  • Objets bavards (Mobulles, Timbre Animé, PLV Hologramme, E-Affiche, Boites aux lettre connectées)
  • Big data & Cloud Computing (Mobitrack, Optibudget, Meetings*)
  • Services responsables (Trotélec, Guid’Pad, Accéo)
  • Clients connectés ( Prixing, Vraisdélais , DooG postal, Flyer Game)

En présentant Meetings* au sein de l’espace « Bureau » dans le domaine du « Big Data et Cloud Computing », le Groupe La Poste a ainsi affirmé toute l’importance et l’enjeu considérable d’une meilleure gestion des réunions (lire à ce propos Devenez un Manager 2.0).

Un film produit par la DIDES illustrait sur le stand Meetings sa mise en œuvre depuis un an à la Direction du Courrier Côte d’Azur. Yves Kerboriou (son directeur qui avait témoigné sur notre blog quelques semaines après le démarrage) et Aurore Fournier (community manager) sont également venus échanger avec les autres managers sur ce déploiement.

Merci au Groupe La Poste pour avoir permis et organisé cette journée pleine de vitalité, si riche d’échanges et de contacts.
C’est ce genre d’événement qui contribue, plus que les discours, à créer l’écosystème dont les entreprises innovantes françaises ont besoin tant en France qu’à l’international.

Il est alors Zen d’innover !


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Meetings in Singapore

France, Hong Kong, USA, Singapour... le constat sur les réunions est le même !

En parcourant mon compte Facebook je suis tombé sur ce post de Simeon, un ami chinois vivant à Singapour et responsable du service Pharmacie d’un grand hôpital : << If u have to identify in ONE WORD the reason why the human race has not achieved, and never will achieve its full potential, that word would be « meetings » >>. Je ne pouvais pas laisser passer l’occasion de lui poser quelques questions sur le sujet…

Bonjour Simeon, combien de réunions as-tu chaque semaine ?
A minima et systématiquement une réunion de service d’au moins 1h30 avec 4 à 5 personnes à laquelle s’ajoute d’autres réunions en fonction des projets du moment. Le temps de réunion est donc directement fonction des projets en cours.

Et comment s’organise la prise de notes ?
Tout se fait sous forme de prises de notes manuscrites, puis la personne en charge finalise compte rendu et plan d’actions diffusés aux participants. Très classique comme fonctionnement, et pas de grande innovation dans ce domaine en tout cas !

Alors pourquoi ce jugement sans appel sur les réunions ?
Pour moi, le vrai problème des réunions, c’est trop souvent le non respect des points de l’ordre du jour ou du temps imparti : alors on est parti dans des discussions qui durent, qui durent… Et si la ou les personnes les plus importantes ne sont pas là, on est bon pour recommencer la même réunion la fois suivante !

La critique est facile, mais comment améliorer tout ça ?
La gestion du temps est essentielle. Avant la réunion, il faut vraiment s’assurer qu’une personne est en charge de l’horloge et donne le rythme pour traiter tous les sujets… et s’assure aussi que les choses avancent entre les réunions !

Inutile de vous dire qu’en écoutant Simeon, on « boit du petit lait » ici chez Meetings*
Depuis le début de notre Tour du Monde des réunions (France, Hong Kong, USA, Singapour,…), décidément, les constats sont les mêmes. Il est temps de passer à la réunion 2.0 !

Changeons Zen.


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La réunion des Geeks de Hong Kong : #barcamphk 2011

Barcamp : La réunion Geek par excellence

Silvain était samedi dernier à la réunion des geeks de Hong Kong, le barcamp HK 2011. Le concept de barcamp nous vient de Californie et se présente comme une « non conférence » : ce sont les participants qui le jour même proposent des interventions sur les thèmes innovants de leur choix. Le cadre : des bâtiments flambant neufs prêtés par l’Université de Hong Kong avec le dernier cri des équipements technos. Ville du business oblige, beaucoup de sujets étaient orientés Pub en ligne, Génération de trafic Web, Management de start-up,…
Une des premières sessions proposée par Johan des Metamorphic Studios (un jeune « digital entrepreneur » suédois basé à Hong Kong) était sur le thème « ergonomie et design web » ou comment s’assurer d’être compris par ses visiteurs sur le web. Quelques principes clés :

  • KISS ! Pour Keep It Stupid Simple!
  • Gardez l’Essentiel, uniquement ce qui sert à faire passer votre message
  • Ne prenez pas les utilisateurs en otages en leur imposant des parcours compliqués sans valeur ajoutée
  • Optimisez l’espace en fonction de l’importance des sujets traités

Finalement ces quelques principes pourraient tout aussi s’appliquer aux réunions !

  • Diffusez des comptes rendus simples, avec des actions clairement identifiées et si possible des plans d’actions personnalisés (Meetings* sait bien le faire !)
  • Ne rejouez pas la dernière réunion mais traitez les points bloquants ou les irritants en profitant de l’intelligence collective réunie pour la réunion
  • Ne traitez pas des sujets personnels ou trop spécifiques en réunion en laissant la moitié des participants le nez dans leurs mails…
  • N’hésitez pas à revoir l’ordre du jour ou les temps impartis en tout début de réunion en fonction de l’actualité brûlante

A quand un barcamp spécial Réunions ? :-)


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